5. Beteiligung und Kommunikation
Binden Sie die Fachverwaltung, Politik und Öffentlichkeit frühzeitig und regelmäßig ein, um gemeinsam effektive und umsetzbare Lösungen zu entwickeln.
Entwickeln Sie ein Beteiligungs- und Kommunikationskonzept.
Eine gelungene Beteiligung und projektbegleitende Kommunikation sind für die erfolgreiche Erstellung und Umsetzung des Klimaanpassungskonzeptes von zentraler Bedeutung. Im Fokus steht dabei die Einbindung von Fachakteuren, Politik und Öffentlichkeit. Sollten gleichzeitig andere Beteiligungsverfahren geplant sein, z. B. im Rahmen der Neuaufstellung eines Flächennutzungsplans oder eines Integrierten Städtischen Entwicklungskonzepts, ist es sinnvoll zu prüfen, ob die Beteiligung kombiniert stattfinden kann.
- Planen Sie die Beteiligung bereits zu Beginn des Prozesses, um den Zielgruppen einen Ausblick auf den Ablauf zu ermöglichen. Wenn Änderungen oder Verzögerungen im Projekt auftreten, muss der Beteiligungsprozess gegebenenfalls angepasst werden. Berücksichtigen Sie gegebenenfalls Schnittstellen zwischen den Zielgruppen.
- Erstellen Sie einen Kommunikationsfahrplan, in dem Sie festlegen, wie Sie die Zielgruppen für die Beteiligungsangebote mobilisieren und über Hintergründe und Ergebnisse informieren.
Leitfragen für die Planung des Beteiligungsprozesses
1. Ziel der Beteiligung:
- Was soll mit der Beteiligung erreicht werden? (z. B. Information, Feedback, Erarbeitung von Inhalten)
- Welche konkreten Ergebnisse sollen aus dem Beteiligungsprozess hervorgehen?
2. Methoden
- Welche Methoden sollen eingesetzt werden? (z. B. Workshops, Online-Plattformen, Umfragen)
- Welche Kommunikationskanäle und -mittel zur Einladung sollen genutzt werden? (z. B. E-Mail, Social Media, Flyer, Pressemitteilungen)
3. Zeitplan
- Zu welchen Zeitpunkten bzw. Meilensteinen im Projekt wollen Sie sie beteiligen?
- Mit welchen Planungsvorläufen ist zu rechnen?
4. Ressourcen
- Wer soll den Beteiligungsprozess federführend organisieren? (z. B. Projektleitung, Fachbüro)
- Mit welchen Kosten ist zu rechnen? Welche Fördermöglichkeiten können genutzt werden?
- Wird eine besondere technische Ausstattung oder Software benötigt? (z. B. Online-Beteiligungsplattform)
5. Transparenz und Dokumentation
- Wie wird über den Prozess und seine Ergebnisse informiert? (z. B. öffentliche Berichte, Protokolle)
- Wie wird der Prozess dokumentiert? (z. B. Aufzeichnung aller Schritte, Ergebnisse und Feedbacks)
Binden Sie die Fachverwaltung in den Erarbeitungsprozess ein.
Nachdem Sie bereits frühzeitig die relevanten Fachakteure identifiziert und ggf. angesprochen haben, ist es wichtig, dass Sie während des gesamten Prozesses in Kontakt bleiben und Sie wichtige Meilensteine gemeinsam diskutieren. Auf diese Weise können Synergien entstehen, indem bestehende Projekte und Maßnahmen aufeinander abgestimmt und kombiniert sowie potenzielle Zielkonflikte und Umsetzungsprobleme frühzeitig erkannt und angesprochen werden.
Planen Sie den anstehenden Beteiligungsprozess, damit sich die Akteure ein Bild von Art, Umfang und Zeitpunkt der Beteiligung machen können und sich konstruktiv mit Ihren Belangen einbringen können. Wenn es bereits Strukturen für den fachlichen Austausch und Abstimmungen (z. B. fachbereichsübergreifende Arbeitsgruppe) gibt, nutzen Sie diese, um den Prozess zu vereinfachen.
- Informieren Sie alle relevanten Akteure frühzeitig über den Ablauf. Nutzen Sie hierfür bestehende Strukturen oder laden Sie die Akteure zum Auftakt des Prozesses zu einem gemeinsamen Workshop ein.
- Wichtige Themen, die Sie gemeinsam mit den Akteuren diskutieren sollten, sind die Stadtklimaanalyse, ggf. die räumliche Risikoanalyse, die Starkregengefahrenanalyse, Ziele und Handlungsbereiche sowie der Maßnahmenkatalog. Entsprechende Hinweise finden Sie in den jeweiligen Kapiteln.
- Bündeln Sie die Themen, um die Anzahl an Veranstaltungen überschaubar zu halten. Eventuell können spezielle Fragestellungen in kleineren Arbeitsgruppen bearbeitet werden.
"Zu Beginn des Projekts haben wir zwei Scopingtermine durchgeführt. Wir hatten zum einen die Amtsleiter unserer Stadtverwaltung eingeladen als auch alle relevanten Behörden wie zum Beispiel das Wasserwirtschaftsamt, die Staatsforsten oder die Naturschutzbehörde. Wir wollten dadurch frühzeitig deren Handlungsbedarf abfragen. In der Mitte und am Ende des Projekts haben wir sie ein weiteres Mal beteiligt, um die Inhalte abzustimmen. Zusätzliche Einzelgespräche mit unseren Amtsleitern zu bestimmten Themenbereichen wie beispielsweise Schulen und Kindergärten, Hochbau, Tiefbau sowie zu Belangen der Stadtgärtnerei ergänzten das Klimaanpassungskonzept."
Andrea Brandl, Stadtplanungsamt
“Wir haben in dem Zeitraum von zwei Jahren vier Workshops durchgeführt: zum Auftakt, zum Zwischenstand, zur Weiterentwicklung und kurz vor Fertigstellung. Ziel war es, das Feedback der Ämter und auch der Abteilungsleiter plus des Oberbürgermeisters einzuholen und einzuarbeiten. Dazwischen gab es noch Einzelgespräche mit den Ämtern, wie z. B. Umweltamt, Ordnungsamt, Stadtforst und Bauhof, um weitere praxisnahe Vorschläge und Ideen für das Konzept zu erhalten.”
Ralf Mützel, Amt für Nachhaltigkeit
Im Rahmen der Bestandsaufnahme wurde eine digitale Befragung durchgeführt, um das lokale Wissen in allen Projektschritten berücksichtigen zu können. Adressatinnen und Adressaten der Fragebögen waren die relevanten Fachämter der Verwaltung (Stadt Landshut, Wasserwirtschaftsamt, Amt für Ernährung, Landwirtschaft und Forsten, Gesundheitsamt). Die Befragung diente an erster Stelle der Einschätzung und Priorisierung von Betroffenheiten, Sensitivitäten und Anpassungskapazitäten gegenüber den zukünftig in Landshut zu erwartenden Klimawirkungen. Darüber hinaus wurden Maßnahmenvorschläge und erste Ansatzpunkte für die Umsetzung und Verstetigung der Klimaanpassung in Landshut erfragt. Die Befragung und Auswertung erfolgten digital über eine etablierte Web-Anwendung.
Informieren Sie die politischen Gremien regelmäßig über den Verlauf und die Ergebnisse des Prozesses.
Nach dem gemeindlichen Beschluss zur Erstellung des Klimaanpassungskonzepts ist es wichtig, die Gremien regelmäßig über den weiteren Verlauf und die Ergebnisse zu informieren. Das Klimaanpassungskonzept ist ein wichtiger Baustein der zukünftigen Siedlungsentwicklung und sollte intensiv auf politischer Ebene diskutiert werden.
- Nutzen Sie die Sitzungen der relevanten Gremien, um Ihre Ergebnisse zu präsentieren.
- Laden Sie politische Vertreterinnen und Vertreter zu wichtigen Veranstaltungen im Rahmen des Prozesses ein.
"Wir haben eine Lenkungsgruppe einberufen, mit der wir uns immer getroffen haben, wenn wieder ein Abschnitt beendet war. In der Lenkungsgruppe waren Vertreter der Stadtratsfraktionen und verschiedene Fachämter, wie das Tiefbauamt, das Liegenschaftsamt, die Wirtschaftsförderung und das Amt für Umwelt und Klima. Wir haben uns insgesamt drei oder vier Mal getroffen. Ich finde es wichtig, dass man auch während der Erarbeitung die politische Seite schon mit ins Boot holt. Wenn die politischen Vertreter schon bei der Erarbeitung eingebunden sind und auch die Ergebnisse frühzeitig erfahren, können sie das entsprechend in ihre Fraktionen tragen. Ich denke, das trägt auch zur Sensibilisierung zu dem Thema bei.”
Petra Grupp, Stadtplanungsamt
„Es ist wichtig, die Politik mitzunehmen. Wir haben einen Klima- und Umweltausschuss. Dort haben wir einen regelmäßigen Bericht eingebracht und haben immer gezeigt, wo wir derzeit stehen, wo es weiter geht, was wir gerade machen. So habe ich sie mitziehen können.“
Klaus Busch, Stadtplanungsamt
Informieren und sensibilisieren Sie die Öffentlichkeit.
Das Bewusstsein der Öffentlichkeit für Klimarisiken durch Hitze, Trockenheit und Starkregen ist in den letzten Jahren stetig gestiegen, gerade wenn es in Ihrer Gemeinde in der jüngeren Vergangenheit Extremwetterereignisse gab. Weniger bekannt ist in der Regel das Thema Klimaanpassung und welche Maßnahmen sich dahinter verbergen. Um über Klimaanpassung zu informieren und für die Notwendigkeit zu sensibilisieren, sollten Sie daher die Erarbeitung des Klimaanpassungskonzepts durch Beteiligungsveranstaltungen sowie Presse- und Öffentlichkeitsarbeit begleiten lassen.
- Geben Sie eine Presseinformation zum Auftakt heraus. Betonen Sie darin, dass die Gemeinde sich im Sinne der Daseinsvorsorge auf den Weg macht, die Bevölkerung gegenüber den zunehmenden Auswirkungen des Klimawandels zu schützen.
- Planen Sie weitere Presseinformationen zu abgeschlossenen Meilensteinen des Projektes und informieren Sie laufend auf der Internetseite der Gemeinde über das Projekt.
- Nutzen Sie verschiedene Kommunikationsmedien, um möglichst viele Menschen und Bevölkerungsgruppen zu erreichen.
- Für Beteiligungsformate bieten sich insbesondere die Analysephase und der Projektabschluss als Zeitpunkt an. Wichtig ist, dass sich die Schwerpunkte möglichst an der Betroffenheit der Bevölkerung orientieren und wenig Vorwissen bzw. nur lokales Wissen erfordern.
- Nutzen Sie zur Planung den Leitfaden "Bürgerbeteiligung im Städtebau" des Bayerischen Staatsministeriums für Wohnen, Bau und Verkehr. Hier gibt es auch einen interaktiven Methodenfinder.
Optionaler Arbeitsschritt
- Eine Beteiligung im Zuge der Maßnahmenentwicklung ist deutlich anspruchsvoller, da hierfür mehr Vorwissen der Teilnehmenden erforderlich ist. Empfohlen wird, hier neben Verwaltungsakteuren Personen aus themennahen Verbänden und Vereinen einzubinden.
Bei der Bürgerbeteiligung sollten sowohl Bürgerinnen und Bürger einbezogen werden, die mit den Online-Medien vertraut sind als auch solche, für die eine digitale Beteiligung nicht möglich ist. Auf einer Internet-Plattform konnten Bürgerinnen und Bürger ihre Kommentare auf einem digitalen Stadtplan verorten und Hinweise hinterlassen, an welchen Orten im Stadtgebiet es besonders heiß ist oder wo das Regenwasser nicht abfließt und sich sammelt. Um die Bürgerinnen und Bürger einzubinden, für die eine digitale Beteiligung eine zu große Hürde bedeutete, wurde zudem ein Informationsstand auf einem zentralen Platz in der Innenstadt eingerichtet. Die Teilnehmenden konnten ihre Kommentare schriftlich einbringen. Wenn diese eine konkrete Örtlichkeit betrafen, wurde diese durch Klebepunkte mit einer entsprechenden Nummerierung auf dem Stadtplan markiert. Diese Informationen wurden anschließend in den digitalen Stadtplan übertragen.
Auf einem öffentlichen Spaziergang wurde für das Thema Stadtklimaanpassung sensibilisiert sowie Ideen und Anregungen gesammelt, was die Stadt und jeder Einzelne zur Klimaanpassung beitragen kann. In einem kurzen Inputvortrag zur Einführung in das Thema wurden die klimatischen Herausforderungen und mögliche Lösungen für Memmingen aufgezeigt. Die Problematik und die Maßnahmen wurden beim anschließenden anderthalbstündigen Rundgang durch die Altstadt am eigenen Leib erleb- und spürbar gemacht. Zurück in der Stadthalle konnten die Bürgerinnen und Bürger anhand von Karten der Altstadt mit Punkten markieren, an welchen Stellen sie Handlungsbedarf für Klimaanpassung sehen oder heiße und kühle Orte in der Stadt kennen. Im direkten Gespräch mit den Expertinnen und Experten und der Stadtverwaltung konnten Vorschläge zur besseren Klimaanpassung gesammelt und diskutiert werden.
Der Ziel- und Maßnahmenkatalog wurde der Landshuter Öffentlichkeit in einer Abendveranstaltung präsentiert und zur Diskussion gestellt. Im Rahmen eines Poster-Rundgangs und einer Plenumsdiskussion wurde den Teilnehmenden die Möglichkeit gegeben, die vorgeschlagenen Ziele und Maßnahmen der Klimaanpassung zu kommentieren, zu bewerten und zu ergänzen. Auch wurde ihnen die Möglichkeit gegeben, Pilotprojekte für die einzelnen Maßnahmen zu benennen. Die Ergebnisse der Veranstaltung flossen direkt in die Fertigstellung des Maßnahmenkatalogs bzw. des Klimaanpassungskonzepts ein.