Legen Sie das Vergabeverfahren unter Berücksichtigung der rechtlichen Rahmenbedingungen fest.

Die Erstellung eines städtebaulichen Klimaanpassungskonzepts erfordert Zeit, personelle Ressourcen, spezialisierte Fachkenntnisse und Erfahrungen an der Schnittstelle zwischen Klimaanpassung und Stadtentwicklung. Die Beauftragung eines externen Fachbüros oder eines interdisziplinären Planungsteams hilft Ihnen, ein fundiertes Klimaanpassungskonzept zu erhalten, das den spezifischen Bedürfnissen und Herausforderungen Ihrer Gemeinde gerecht wird.

Bei der externen Beauftragung eines städtebaulichen Klimaanpassungskonzepts handelt es sich um die Vergabe einer freiberuflichen Leistung. In der Regel ist von einem Auftrag unterhalb der EU-Schwellenwerte gemäß § 106 GWB (Vierter Teil des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen) auszugehen.

Nach § 50 der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) sind freiberufliche Dienstleistungen grundsätzlich dem Wettbewerb zu unterstellen, ohne Bindung an die übrigen Vorschriften der UVgO. Die Vergabe richtet sich also primär nach den Haushaltsgrundsätzen der Vergabestelle.

Aktuelle Informationen und Hilfestellungen finden Sie in der Bekanntmachung vom 31. Juli 2018 zur Vergabe von Aufträgen im kommunalen Bereich (IMBek) sowie auf der Webseite zu Vergaben im kommunalen Bereich des Bayerischen Staatsministeriums des Innern, für Sport und Integration. Im Unterschwellenbereich findet im Regelfall ein leistungsbezogener Wettbewerb mit Angebotsaufforderung an mindestens drei geeignete Bewerber statt.

• Prüfen Sie, ob Ihr geschätzter Auftragswert unterhalb des EU-Schwellenwerts gemäß § 106 GWB liegt und welches Vergabeverfahren für Ihren geschätzten Auftragswert in Frage kommt. Zur Auftragswertschätzung können Sie sich bei anderen Gemeinden oder fachkundigen Büros erkundigen, die bereits ein ähnliches Klimaanpassungskonzept erarbeitet haben. Sie können auch ein entsprechendes Fachbüro um Abgabe einer unverbindlichen Preisschätzung bitten.
• Nutzen Sie für die Erstellung der Vergabeunterlagen, wenn möglich, vorhandene Vorlagen in Ihrer Gemeinde, die der aktuellen Rechtsprechung entsprechen. Empfohlen wird die Anwendung des Vergabehandbuchs für Freiberufliche Dienstleistungen Bayern (VHF Bayern).
• Arbeiten Sie während des gesamten Vergabeverfahrens eng mit der Vergabestelle zusammen.
• Dokumentieren Sie alle Schritte während des Vergabeverfahrens.
• Geben Sie den Fachbüros eine ausreichende Frist, damit Sie qualitativ gute Angebote bekommen.

Erstellen Sie eine Leistungsbeschreibung.

Mit der Leistungsbeschreibung definieren Sie den Umfang der zu vergebenden Leistungen und stellen sicher, dass die Fachbüros alle notwendigen Informationen erhalten, um ein qualifiziertes Angebot abgeben zu können. Unpräzise Angaben in der Leistungsbeschreibung und in den Angeboten können unter Umständen zu Nachforderungen führen, wenn wichtige Leistungsbausteine nicht oder in zu geringem Umfang enthalten sind.

• Definieren Sie anhand dieses Leitfadens und der beispielhaften Struktur der Leistungsbeschreibung Umfang und Art der erwarteten Leistungen. Klären Sie dabei, welche der Arbeitsschritte auf Basis der vorhandenen Unterlagen und der personellen Kapazitäten durch die Verwaltung selbst erfolgen können und welche Leistungen Sie extern vergeben wollen. Eigenleistungen können dazu führen, dass die zu erbringende Leistung weniger umfänglich ist und die Gemeinde Kosten spart.
• Formulieren Sie die einzelnen Leistungspositionen und überlegen Sie, ob ggf. eine stufenweise Beauftragung oder optionale Positionen sinnvoll sind.
• Quantifizieren Sie nach Möglichkeit die Leistungen nach erwartetem (Zeit-)Aufwand, z. B. beim Thema Veranstaltungen und Projekttreffen.

Legen Sie geeignete Eignungs- und Zuschlagskriterien fest.

Bei der Ausschreibung sollte nicht nur der Preis, sondern auch Erfahrung des Bieters und Qualität des Angebots berücksichtigt werden. Die Anbieter sollten daher ihre grundsätzliche Qualifikation anhand aktueller Referenzen nachweisen. Falls begrenzte Haushaltsmittel zur Verfügung stehen, kann es sinnvoll sein, eine Obergrenze für die Kosten anzugeben.

• Formulieren Sie die Eignungskriterien, die als Mindestanforderung erfüllt sein müssen. Hierzu gehört der Nachweis der Fachkunde und die wirtschaftliche technisch/ berufliche Leistungsfähigkeit der Bietenden.
• Wählen Sie geeignete Zuschlagskriterien aus. Mit Hilfe der Zuschlagskriterien wählen Sie das wirtschaftlichste Angebot unter denen aus, die die Eignungskriterien erfüllen.
• Legen Sie die Gewichtung der Zuschlagskriterien fest. Der Preis sollte ca. 30 % der Zuschlagsentscheidung ausmachen.
• Nutzen Sie den Leitfaden Das wirtschaftlichste Angebot des Bayerischen Staatsministeriums für Wirtschaft, Landesentwicklung und Energie.

Recherchieren Sie geeignete Fachbüros.

Bei der Vergabe einer freiberuflichen Leistung müssen mindestens drei geeignete Fachbüros zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden.

• Suchen Sie nach Fachbüros, die Ihren Erwartungen entsprechen, und informieren Sie sich bei Gemeinden mit vergleichbaren Klimaanpassungskonzepten.
• Interdisziplinäre Bürogemeinschaften sollten zugelassen werden, damit die benötigten Qualifikationen abgedeckt werden können.